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Guía básica de Excel para que te inicies de forma exitosa

By on 04/10/2021 0 40 Views

Resistida y estigmatizada. Excel es una de las aplicaciones de la que la mayoría suele rehuir, pero cuando la conocen comienzan a aprovechar todo su potencial. Si eres de los que todavía se resiste a usarla, te presentamos esta guía básica para iniciarte en Excel de forma exitosa

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¿Quiénes y para qué usan Excel?

Microsoft Excel

Excel permite realizar cálculos de todo tipo, desde los más básicos como sumas y restas, hasta operaciones más complejas. Pero además permite manipular tablas de datos, crear gráficos y crear una base de datos para organizar tu información.

Aunque con frecuencia ha sido estigmatizada como una herramienta dirigida para analistas financieros, contadores o administrativos, hoy las posibilidades que ofrecen son mucho más amplias y pueden ser aprovechadas por cualquiera que se atreva a darle una oportunidad.

Conceptos básicos de Excel

Por defecto, un documento o libro nuevo de Excel tiene tres hojas o planillas. Cada una de ellas se compone de celdas individuales, que se agrupan en filas y columnas. Mientras las filas están numeradas, las columnas se identifican por letras.

Cada celda es única y se identifica por las coordenadas en la que se intersectan una fila y una columna, por ejemplo, A1 o B1. En cada planilla hay más de 1 millón de filas y 16,000 columnas.

Puedes incluir textos o constantes numéricas, fórmulas o funciones en cualquier celda. Las fórmulas son códigos que entregan un resultado (como una suma o resta) y las funciones son operaciones predefinidas que facilitan procesos (como buscar en una base de datos).

Crear una planilla de Excel

Para crear una hoja de cálculo de Excel, debes realizar los siguientes pasos:

De forma alternativa, puedes abrir un documento existente en Archivo˃Abrir y buscar el documento en tu computadora.

Qué encontrarás en una planilla de Excel

En cada planilla de Excel encontrarás una serie de elementos, que es importante que reconozcas para facilitar el uso de la aplicación.

Menú principal

Ubicado debajo de la barra de título o el nombre de la hoja de trabajo, te brinda acceso rápido a seis pestañas, cada una de la cuales contiene un conjunto específico de comandos.

Barra de fórmulas


Ubicada debajo del menú principal, la barra de fórmulas está compuesta por dos elementos:

Barra de estado


En la parte inferior izquierda del libro de trabajo, se muestran todas las hojas de trabajo de tu libro de Excel.

Aunque por defecto cada libro nuevo tiene tres hojas, puedes crear las que necesites. Solo debes presionar el botón ubicado al lado de la última celda (una hoja blanca con un destello) o presionando Mayúscula + F11 en tu teclado.

Si lo deseas, puedes cambiar el nombre de cada hoja, haciendo doble clic sobre el nombre de esta o presionando con el botón derecho en el nombre de una hoja y elegir la opción Cambiar nombre.

Cómo ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel

Para comenzar a utilizar Excel, debes conocer cómo ingresar datos. Solo necesitas realizar los siguientes datos.

Cuáles son las fórmulas y funciones básicas de Excel

Puedes sumar, restar, multiplicar y dividir en Excel sin necesidad de usar las funciones integradas. Solo debes que usar algunos operadores básicos para suma, resta, multiplicación y división: +, , *, /.

Sin embargo, también hay cientos de funciones y combinaciones de fórmulas que se pueden usar en las hojas de cálculo. Estas son las más básicas:

  • =SUMA (): suma una serie de celdas juntas.
  • =PROMEDIO (): calcula el promedio de una serie de celdas
  • =SI (): comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor, dependiendo del resultado.
  • =MIN (): devuelve el valor mínimo de una serie
  • =MAX (): devuelve el valor máximo en una serie
  • =CONTAR: cuenta el número de celdas que tienen números.
  • =BUSCARV (): busca un valor de una tabla y regresa el resultado.

Las fórmulas y funciones pueden contener referencias a celdas, a intervalos de celdas, operadores numéricos y constantes, pero siempre deben comenzar con el símbolo igual (=). Estos son algunos ejemplos.

  • Referencias a celdas: =A1. Devuelve el contenido de la celda A1.
  • Fórmula con referencia a celdas: =A1+A5. Entrega la suma del contenido de las celdas A1 y A5.
  • Intervalos de celdas: =SUMA(A1:A5). Los intervalos se identifican con los dos puntos (:). En este caso, entrega la suma del contenido de todas las celdas entre A1 y A3.

Si conoces el nombre de una función en particular, pero no tienes claro cómo crearla, puedes acceder al asistente de funciones–ubicado en la barra de fórmulas- para obtener ayuda.

Con estos elementos, ya estás en condiciones de comenzar a explorar la aplicación. Si lo deseas, también puedes revisar nuestra guía con los mejores trucos de Excel.

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